EPR-registratie per land: Waar een e-bikemerk zich registreert in Duitsland, Frankrijk, Nederland, België, Denemarken, Spanje en het Verenigd Koninkrijk

Deel 1 van deze serie uitgelegd waarom de importeur de wettelijke "producent" is“ en welke drie verplichtingen een elektrische fiets met zich meebrengt. Dit deel is de kaart: voor elke belangrijke fietsmarkt, welke registers er bestaan, welke organisaties de gegevensverzameling uitvoeren en waar het aanstellen van een lokale geautoriseerde vertegenwoordiger verplicht is. Regelgeving is in ontwikkeling – beschouw de officiële links hieronder als de bron van waarheid en dit artikel als leidraad.

Officiële registers en autoriteiten waarnaar in dit artikel wordt verwezen:

• Duitsland: Stiftung EAR (WEEE- en batterijregisters) · ZSVR — LUCID (verpakking)
• Frankrijk: ADEME filières REP · Ecologisch · Citeo
• Nederland: Stichting OPEN · Stibat · Verpact
• België: Herstel · Bebat · Fost Plus / Valipac
• Denemarken: Dansk Producentansvar (DPA)
• Spanje: MITECO (RII-AEE en registers van verpakkingsproducenten)
• Verenigd Koninkrijk: GOV.UK WEEE · GOV.UK verpakkingen EPR

Hoe lees je deze kaart?

Elk van de onderstaande landen hanteert dezelfde basisstructuur: een registratie met een producentennummer, lidmaatschap van een inzamelings-/verwerkingssysteem voor de afvalstroom en een jaarlijkse (soms frequentere) hoeveelheidsverklaring. Wat verschilt, is het aantal registers, wie ze beheert, of buitenlandse bedrijven een lokale vertegenwoordiger moeten aanstellen en hoe streng de markt en de autoriteiten controleren. De tabel geeft een overzicht; de volgende paragrafen gaan in op de problemen waar importeurs in elke markt daadwerkelijk tegenaan lopen.

Duitsland: drie systemen, nultolerantie voor het verkopen van eerste keus

Duitsland hanteert drie aparte systemen voor de registratie van voertuigen, en alle drie volgen dezelfde strikte regel: registratie moet plaatsvinden voordat het eerste voertuig te koop wordt aangeboden — het aanbieden, niet alleen de verkoop, is voldoende om de registratieplicht te activeren.

Voor het voertuig levert registratie bij Stiftung EAR onder de ElektroG een WEEE-registratienummer (WEEE-Reg.-Nr.) op dat op facturen moet staan en dat door marktplaatsen wordt gecontroleerd. Buitenlandse bedrijven zonder een vestiging in Duitsland wijzen een gemachtigde aan om de registratie te beheren. Het accuregister – eveneens beheerd door Stiftung EAR onder de accuwetgeving – is een aparte registratie voor de accupakketten in uw fietsen en eventuele los verkochte reserveonderdelen. Verpakkingen worden geregistreerd in het LUCID-register van de ZSVR, in combinatie met een contract met een erkend dubbelsysteem dat de inzameling financiert; de in LUCID aangegeven volumes en de volumes die bij het dubbelesysteem zijn geregistreerd, moeten overeenkomen. Dit is precies waar ontbrekende verpakkingsgewichten per SKU vanuit de fabriek leiden tot aangiftefouten.

Duitse marktplaatsen hanteren sinds 2022 de verplichting tot het gebruik van EPR-nummers. Het handhavingsmechanisme is commercieel van aard en niet juridisch: vermeldingen worden simpelweg gedeactiveerd. Voor een merk dat via een marktplaats of een hybride distributiekanaal lanceert, vormen de Duitse registraties een cruciaal onderdeel van het lanceringsplan, vóór de levering van de voorraad. Goedkeuring bij EAR kan weken duren.

Frankrijk: één identificatiecode per stream en een verplichte lokale mandataire.

Frankrijk organiseert EPR via ADEME, dat per bedrijf en per productcategorie een unieke identificatiecode (IDU) toekent. Een e-bike-merk heeft dus meerdere IDU's: één voor elektrische apparatuur, één voor accu's en één voor verpakkingen. Elke IDU wordt verkregen door lidmaatschap van een erkende milieuorganisatie voor die productcategorie: Ecologic is een belangrijke milieuorganisatie voor elektrische apparatuur, Citeo domineert op het gebied van huishoudelijke verpakkingen en accu's vallen onder de erkende accuorganisaties. Het lidmaatschap is niet louter symbolisch; zonder een getekend contract met een erkende organisatie mogen de producten niet legaal in Frankrijk worden verkocht.

Twee specifieke Franse regels zijn van belang voor fietsenbedrijven. Ten eerste moeten bedrijven die niet in Frankrijk gevestigd zijn een Franse gemachtigde vertegenwoordiger (mandataire) aanstellen die de lokale verplichtingen op zich neemt; dit geldt zowel voor EU-bedrijven zonder een Franse vestiging als voor verkopers van buiten de EU. Ten tweede hanteert Frankrijk een speciale EPR-regeling voor sport- en vrijetijdsartikelen (ASL, beheerd door Ecologic) die van toepassing is op conventionele, niet-gemotoriseerde fietsen. Een merk dat zowel elektrische als niet-elektrische fietsen verkoopt, moet de elektrische modellen registreren onder de regeling voor elektrische apparatuur en de niet-elektrische modellen onder ASL. Het verwisselen van deze regelingen is een van de meest voorkomende fouten in de Franse aangifteprocedure voor fietsen. Frankrijk vereist ook het Triman-logo en sorteerinformatie op consumentenproducten en verpakkingen – een punt met betrekking tot de etikettering dat u in de ontwerpfase met uw fabrikant moet afspreken, niet na het drukken.

Nederland en België: geconsolideerde regelingen, minder verrassingen

Het Nederlandse systeem is relatief gestroomlijnd: Stichting OPEN beheert de producentenverantwoordelijkheid voor elektrische apparatuur, Stibat regelt de accu's en Verpact (de opvolger van het Afvalfonds) de verpakkingen, met lage drempelwaarden die veel fietsimporteurs snel overschrijden gezien het verpakkingsgewicht per eenheid. België hanteert een vergelijkbare structuur met Recupel voor elektrische apparatuur, Bebat voor accu's – een van Europa's oudste accuregelingen met een goed ontwikkeld rapportagesysteem – en een splitsing tussen Fost Plus voor huishoudelijke verpakkingen en Valipac voor commerciële/industriële verpakkingen. De scheiding tussen huishoudelijke en commerciële verpakkingen is belangrijk voor B2B-fietsverzendingen: pallets en transportverpakkingen naar dealers worden anders behandeld dan de retailverpakking die de eindklant bereikt, en uw aangiftestructuur moet uw daadwerkelijke distributiemodel weerspiegelen.

Denemarken: één voordeur

Denemarken is administratief gezien het meest klantvriendelijk binnen de groep: Dansk Producentansvar (DPA) beheert de producentenregisters voor elektrische apparatuur en batterijen op één plek, en de EPR-regeling voor verpakkingen – die gefaseerd wordt ingevoerd vanaf 2024-2025 conform de EU-voorschriften – wordt eveneens via de DPA beheerd. Buitenlandse producenten zonder een Deense vestiging stellen een lokale vertegenwoordiger aan. Voor een merk dat de Scandinavische landen betreedt, maakt het geconsolideerde register Denemarken operationeel gezien een logische eerste markt, ongeacht de commerciële logica van de markttoetreding.

Spanje: nieuwe verpakkingsregels, formele vertegenwoordigingsplicht

In Spanje is registratie in het RII-AEE-register voor elektrische apparatuur verplicht en, sinds Koninklijk Decreet 1055/2022, ook in een producentenregister voor verpakkingen, naast de registratie als batterijproducent. Niet-Spaanse bedrijven handelen via een gemachtigde. De Spaanse verpakkingsregels zijn nieuwer dan die van Duitsland of Frankrijk en de rapportageverplichtingen worden jaar na jaar strenger. Houd daarom rekening met een langere aanlooptijd voor de eerste aangiften dan de officiële deadlines van het register aangeven.

Verenigd Koninkrijk: dezelfde logica, maar een apart universum.

Het Verenigd Koninkrijk valt buiten het EU-kader, maar kent wel vergelijkbare verplichtingen, dus er vindt geen overdracht plaats: EU-registraties zijn niet geldig in Groot-Brittannië. Producenten van elektrische apparatuur registreren zich via een producentenconformiteitsregeling bij de milieuagentschappen; batterijproducenten sluiten zich aan bij een batterijconformiteitsregeling; en de hervormde EPR-regeling voor verpakkingen (pEPR) vereist rapportage van verpakkingsgegevens via de overheidsdienst, waarbij grotere producenten bovendien afvalverwerkingskosten betalen die vanaf 2025 van kracht zijn. De Britse drempelwaarden zijn gebaseerd op de omvang van de productie – kleinere producenten hebben te maken met lagere verplichtingen – dus bepaal vroegtijdig aan welke kant van de drempelwaarden uw volumes in het eerste jaar vallen, en houd er rekening mee dat de etikettering van afvalcontainers en de categorieën voor gegevensrapportage in detail verschillen van de EU-praktijk, zelfs waar ze op elkaar lijken.

Het plannen van een lancering in meerdere landen

Registratie in zeven landen via drie verschillende kanalen brengt zo'n twintig afzonderlijke administratieve relaties met zich mee. Importeurs die dit goed aanpakken, doen drie dingen. Ze plannen de markttoegang in fasen en voltooien de registraties voor de eerste één of twee markten vóór de verzending van de goederen, in plaats van de naleving achteraf te regelen nadat de verkoop is gestart. Ze centraliseren de productgegevens – één masterbestand per SKU met het gewicht per eenheid, batterijgegevens en de samenstelling van de verpakking, gebaseerd op documentatie van de fabrikant, zodat elke nationale aangifte dezelfde gegevens gebruikt. En ze beslissen vroegtijdig of ze de registraties intern of via een pan-Europese compliance-aanbieder uitvoeren; aanbieders kosten geld, maar ze bundelen de twintig relaties in één, wat de investering meestal waard is na twee of drie markten.

Alle drie de werkwijzen zijn afhankelijk van dezelfde input: complete fabrikantgegevens per SKU. Deel 3 beschrijft precies wat je moet aanvragen., en hoe de rapportageproblemen die anders bij de eerste jaarlijkse aangifte aan het licht komen, te voorkomen. Voor een breder beeld van de certificering bij markttoegang, zie de EU-richtlijnen voor de naleving van de regelgeving voor bakfietsen.

Veelgestelde vragen

In welk land moet ik me eerst registreren?

De verplichting geldt voor het aanbieden van producten op de nationale markt waar u dat wilt doen, niet voor de locatie van uw magazijn. Als de voorraad in Duitsland aankomt, maar de eerste verkopen in Nederland plaatsvinden, hebben Nederlandse registraties voorrang; als u vanaf dag één op Duitse marktplaatsen verkoopt, moeten er Duitse registratienummers bestaan voordat de advertenties online komen. Heb ik in elk land een geautoriseerde vertegenwoordiger nodig?

Heb ik in elk land een gemachtigde vertegenwoordiger nodig?

Niet in elk land, maar wel in diverse landen. Frankrijk vereist een gemachtigde voor elk bedrijf zonder Franse vestiging, Duitsland vereist er een voor WEEE als je geen Duitse vestiging hebt, en Spanje en Denemarken hebben vergelijkbare vereisten. Het patroon is duidelijk: hoe verder je verwijderd bent van een lokale vestiging, hoe groter de kans dat een gemachtigde verplicht is. Zijn de kosten aanzienlijk?

Zijn de kosten aanzienlijk?

De heffingen zijn gebaseerd op het volume – per kilogram of per eenheid die op de markt wordt gebracht – plus vaste registratie- en regelingskosten. Bij fietsen is de verpakking vaak de grootste kostenpost vanwege het gewicht van de verpakking per eenheid. De economisch gevaarlijke kosten zitten niet in het tariefschema, maar in de late registratie, wat leidt tot nabetalingen en mogelijke boetes voor alles wat al is verkocht. Verandert mijn EPR-verplichting als gevolg van EU-assemblage?

Verandert de EU-vergadering mijn EPR-verplichtingen?

Nee, de EPR-regelgeving is van toepassing op het in de handel brengen van producten op een nationale markt, ongeacht waar ze zijn geassembleerd. De assemblageplaats heeft gevolgen voor de douane- en invoerrechten, wat een aparte factor is bij de berekening van de totale landed cost.

Bent u van plan om in meerdere landen te lanceren? United Mobility werkt samen met merken die achtereenvolgens verschillende Europese markten betreden en levert per model documentatie – zoals gewichten per eenheid, batterijgegevensbladen en verpakkingsspecificaties – die zo is gestructureerd dat hetzelfde bestand voor elke nationale aangifte volstaat. Bespreek uw marketingplan met ons..