Liste de contrôle des données EPR : Que demander à votre fabricant de vélos électriques avant le début de la production

Parties un et deux Cette série d'articles expliquait ce qu'est la REP et où s'enregistrer. Cette partie aborde le cœur opérationnel : la validité des enregistrements REP et des déclarations annuelles dépend de la qualité des données produit sous-jacentes, lesquelles sont détenues par votre fabricant. Vous trouverez ici la liste complète des documents requis, les décisions d'étiquetage à prendre dès la conception graphique et les problèmes qui apparaissent lors de votre première déclaration annuelle, au moment où leur correction est la plus coûteuse.

Documents de référence : les textes juridiques sous-jacents et les registres nationaux sont regroupés dans la liste des sources en haut de la page. Partie 1. Pour plus de détails sur l'étiquetage, voir Directive DEEE Annexe IX (poubelle à roulettes barrée) et Règlement (UE) 2023/1542 (marquage et documentation de la batterie).

Pourquoi la discussion sur les données doit avoir lieu lors de la phase d'approvisionnement

Chaque déclaration EPR que vous déposerez se résume aux mêmes données de base : le poids de chaque unité, le type de batterie et l’emballage. Ces informations ne proviennent pas de vos bureaux, mais de l’usine : de la nomenclature, du dossier de test du fournisseur de batteries et du cahier des charges de l’emballage. Un importateur qui demande ces données après l’expédition du premier conteneur les reconstitue ; un importateur qui les intègre au contrat d’achat les reçoit comme documentation de routine. Douze mois plus tard, la différence se manifeste par une déclaration déposée en un après-midi plutôt qu’une déclaration nécessitant une semaine de pesée des cartons en entrepôt.

La liste de contrôle ci-dessous est rédigée par référence produit (SKU) de manière délibérée. Les registres nationaux exigent de plus en plus de déclarations ventilées par catégorie et type d'équipement, et — comme indiqué dans la partie 1 — les modèles à deux et trois roues peuvent même relever de différentes dispositions de la directive DEEE. Les données d'expédition agrégées ne peuvent être dissociées ultérieurement ; les données par référence produit peuvent toujours être agrégées.

La liste de requêtes en sept points

1. Spécifications d'emballage par référence, par matériau et par poids

Un tableau par modèle : carton, film plastique, mousse, feuillard, agrafes et accessoires, ainsi que la part de chaque élément dans la palette (en grammes). Ce document unique détermine vos déclarations d’emballage dans tous les pays et, depuis l’entrée en vigueur du PPWR, il influence de plus en plus vos frais, les systèmes de tarification pondérant les coûts en fonction du potentiel de recyclage des matériaux. Demandez-le à chaque modification d’emballage, et non une seule fois : une refonte du carton en cours d’année modifie automatiquement la base de votre déclaration. Si l’emballage utilise des encres imprimées, des agrafes métalliques ou des films colorés, exigez également les déclarations de conformité des fournisseurs de matériaux concernant les limites de métaux lourds prises en compte par le PPWR. Une déclaration permanente dans vos dossiers évite de devoir revenir sur cette question à chaque examen de la documentation technique. Demandez également une brève confirmation que l’emballage n’est pas destiné au contact alimentaire, ce qui vous exempte clairement des exigences du PPWR relatives au contact alimentaire.

2. Fiche technique de la batterie avec résumé des tests UN 38.3

Composition chimique, tension nominale, capacité, wattheures, poids de l'emballage et résumé des tests UN 38.3 : ces informations peuvent être demandées par les transporteurs et les autorités. Le poids de l'emballage sert à la déclaration des batteries ; les données électriques servent à l'étiquetage et, à partir de 2027, à la chaîne de traçabilité des batteries. Demandez la fiche de données de sécurité (FDS/MSDS) en même temps que l'emballage : les services logistiques et d'assurance la demanderont même si le registre ne l'exige pas.

3. Poids unitaires — avec et sans batterie

Les déclarations DEEE sont basées sur le poids et concernent généralement l'équipement ; les déclarations relatives aux batteries concernent le bloc-batterie. Il est nécessaire de séparer les deux valeurs, par modèle et par variante, car une version 48 V/15 Ah et une version 48 V/20 Ah d'un même vélo font l'objet de déclarations différentes.

4. Déclaration de conformité de l'emballage (Annexe VIII du PPWR)

Le PPWR (Programme de réglementation des véhicules motorisés) exige sa propre déclaration de conformité pour l'emballage, établie conformément à l'annexe VIII. Ce document est distinct de la déclaration de conformité CE du véhicule, établie en vertu de la directive Machines, et porte sur un aspect différent : la conformité de l'emballage aux exigences du PPWR en matière de conception, de composition et de recyclabilité, et non sur le vélo lui-même. Les systèmes de conformité et les dossiers de documentation technique requièrent ce document, qui doit être fourni séparément pour chaque spécification d'emballage et dans la ou les langues requises par vos immatriculations. Si l'Allemagne et l'Autriche sont des marchés cibles, veuillez le demander au minimum en anglais et en allemand. Conservez-le séparément de la déclaration de conformité CE du véhicule ; ces deux documents s'adressent à des publics différents et sont demandés par des organismes de contrôle différents.

5. Preuve d'étiquetage — réglée au stade de l'œuvre d'art

Trois marquages doivent être physiquement présents avant l'expédition des marchandises : le pictogramme de la poubelle barrée sur le produit (DEEE, annexe IX), le marquage des piles requis par la réglementation relative aux piles et accumulateurs, et – pour la France – le marquage Triman avec les informations de tri sur l'emballage destiné au consommateur. Ces trois marquages sont faciles à intégrer lors de l'impression et du moulage en usine, mais leur ajout ultérieur sur les produits déjà réceptionnés s'avère complexe. Demandez des photos des marquages apposés dans le cadre des documents de pré-expédition.

6. Démontage de la batterie et documentation de service

La réglementation relative aux batteries encourage l'utilisation de batteries amovibles et remplaçables, et les organismes nationaux interrogent de plus en plus les producteurs sur le démantèlement en fin de vie. Un document concis, rédigé en usine, décrivant la procédure de démontage de la batterie et précisant l'outillage nécessaire, facilite la complétion de vos questionnaires d'enregistrement et répond aux exigences de service de vos concessionnaires.

7. Alignement des codes SH et des descriptions douanières

Ce n'est pas non plus un document EPR, mais conservez-le dans le même dossier : les autorités comparent les données douanières d'importation aux déclarations EPR, et une incohérence entre ce que vos déclarations douanières indiquent avoir importé et ce que vos déclarations EPR indiquent avoir vendu est précisément l'écart qui déclenche des questions.

Ce que propose United Mobility

En tant que fabricant, United Mobility fournit un ensemble de documents accompagnant les ordres de production. Concernant l'emballage : une liste des composants par modèle, précisant les matériaux et les poids, la confirmation que l'emballage n'est pas destiné au contact alimentaire, la documentation de conformité du fournisseur relative aux restrictions de substances (le cas échéant), et une déclaration de conformité d'emballage PPWR Annexe VIII en anglais et en allemand. Ce document est distinct de la déclaration de conformité CE du véhicule, établie au titre de la Directive Machines, qui concerne le vélo lui-même et non son emballage. La documentation relative aux batteries (fiches techniques avec résumés des tests UN 38.3 et certification EN 50604-1) et les données de poids unitaire proviennent des mêmes dossiers de production. L'étiquetage du produit et de l'emballage est défini lors de la conception graphique, dans le cadre du processus OEM/ODM. Les données étant issues de la nomenclature de production et des spécifications d'emballage, et non d'estimations a posteriori, vos enregistrements et déclarations reposent sur les données du fabricant : la norme exigée par votre système de conformité et, de plus en plus, par votre marché.

Vous vous approvisionnez auprès de plusieurs usines ? Exigez de chaque fournisseur la même liste.

Vos déclarations REP couvrent tout ce que votre entreprise met sur le marché – les produits de chaque fournisseur, dans un seul rapport, sous votre numéro de producteur. Cela a une conséquence importante : votre conformité dépend de la fiabilité de votre fournisseur le moins documenté. Si une usine fournit les poids des matériaux par référence et qu’une autre ne répond pas, l’écart ne se limite pas aux produits de ce fournisseur ; il compromet la précision de l’ensemble de la déclaration et, par conséquent, votre conformité au système. Avant d’ajouter un fabricant à votre base de fournisseurs, abordez la liste des sept points ci-dessus avec le fournisseur et considérez sa réponse comme un indicateur. Une usine incapable de fournir ses propres poids d’emballage en dit long sur sa rigueur en matière de documentation – et vous certifierez, au nom de votre entreprise, des données basées sur cette rigueur.

Cinq modes de défaillance à prévenir

Vente avant enregistrement. 

L'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. En Allemagne, la vente de produits non enregistrés est formellement interdite ; ailleurs, un enregistrement tardif entraîne le remboursement des frais sur tous les produits déjà vendus. L'enregistrement doit être effectué en amont du lancement, en tenant compte des délais réalistes – certains registres mettent plusieurs semaines à approuver le produit.

L'angle mort des pièces détachées. 

Les batteries de rechange, les chargeurs et les accessoires électroniques vendus séparément constituent des segments de marché à part entière : la batterie de rechange est un segment de batterie, le chargeur est un segment d'équipement électrique, et chacun est livré dans un emballage. Les marques qui se concentrent uniquement sur la conception de leurs vélos et négligent le rayon accessoires ne découvrent cette lacune qu'au moment de l'audit, et non avant.

Classification entre ménages et professions libérales. 

Plusieurs systèmes nationaux distinguent les équipements destinés aux particuliers de ceux destinés à un usage professionnel, avec des structures tarifaires et des obligations de reprise différentes. Un vélo cargo vendu à des gestionnaires de flottes peut être classé différemment du même vélo vendu par des concessionnaires à des particuliers. Déterminez la classification pour chaque canal de distribution lors de l'enregistrement, conformément à votre système de conformité, et non a posteriori.

Dérive des données de déclaration. 

Les modifications apportées aux produits modifient leur poids ; les changements d’emballage modifient la répartition des matériaux ; un changement de fournisseur de batteries modifie la documentation relative à la chimie. Chaque modification de ce type doit être mise à jour dans votre fichier de données de référence le mois même de sa mise en production. L’erreur fréquente consiste à établir la déclaration de l’exercice suivant sur la base des chiffres de l’exercice précédent.

Délai de vérification sur la plateforme. 

Les plateformes vérifient les numéros EPR selon leur propre calendrier. Même une fois l'enregistrement terminé, assurez-vous que le nom de l'entreprise et le format du numéro que vous saisissez correspondent exactement aux données du registre : les erreurs de vérification dues à des problèmes de formatage sont fréquentes, et les semaines de retrait de la plateforme représentent un manque à gagner, quel que soit le système en cause.

Une séquence de clôture qui fonctionne

Intégrez la demande de données dans le contrat d'achat. Finalisez les enregistrements pour vos premiers marchés avant l'expédition des stocks, en utilisant les données du fabricant plutôt que des estimations. Corrigez l'étiquetage lors de la validation du visuel. Créez un fichier de données principal par UGS et désignez-en un responsable. Lors de votre expansion (nouveaux marchés, nouveaux modèles, nouveaux fournisseurs), répétez la même procédure au lieu de supposer que la configuration existante est toujours valable. La REP (Responsabilité élargie des producteurs) encourage précisément la rigueur qu'exige déjà un bon approvisionnement : connaître avec précision, au gramme près, la composition de vos produits mis sur le marché. Pour comprendre comment ces obligations s'inscrivent dans le contexte plus large de l'entrée sur le marché européen, consultez le [lien manquant]. Guide de conformité des vélos cargo de l'UE.

Foire aux questions

Mon fabricant peut-il enregistrer la REP en mon nom ?

Non, l'enregistrement est lié à l'identité juridique de l'entreprise qui met les produits sur le marché national, c'est-à-dire l'importateur ou le propriétaire de la marque. Le fabricant fournit les données relatives au produit, à la batterie et à l'emballage, sur lesquelles reposent les enregistrements et les déclarations, ainsi que l'étiquetage correct appliqué lors de la production. Que se passe-t-il si j'ai déjà vendu avant de demander ces données ?

Et si j'avais déjà vendu avant de demander ces données ?

Reconstituez votre système de manière pragmatique : demandez les données de production actuelles au fabricant, pesez les échantillons et emballages conservés afin de détecter tout changement, et régularisez rapidement les enregistrements. Les systèmes réagissent généralement bien mieux à une correction proactive qu’à la découverte de lacunes. Ai-je besoin de ces données pour des ventes exclusivement B2B ?

Ai-je besoin de ces données pour des ventes exclusivement B2B ?

Oui. La REP s'applique à la mise sur le marché des produits quel que soit le type de client, et les canaux B2B soulèvent leurs propres questions de classification — équipement professionnel versus équipement domestique, emballage commercial versus emballage domestique — auxquelles le même ensemble de données permet de répondre. À quelle fréquence les données doivent-elles être mises à jour ?

À quelle fréquence les données doivent-elles être actualisées ?

À chaque modification de production entraînant un changement de poids, de matériaux, de batterie ou d'emballage — et au minimum une mise à jour annuelle avant le dépôt des déclarations —, liez cette mise à jour à votre processus de modification de production, et non à la date limite de déclaration.

Vous êtes en train de constituer votre liste de fournisseurs requis ? 

United Mobility structure sa documentation de commande autour de la liste de contrôle ci-dessus. Si vous évaluez des fabricants pour le marché européen, Envoyez-nous vos besoins en données — Le temps de réponse vous en dira autant que la réponse elle-même.