Die EPR-Daten-Checkliste: Was Sie vor Produktionsbeginn von Ihrem E-Bike-Hersteller anfordern sollten

Teile eins Und zwei Diese Reihe behandelte bisher die Grundlagen der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR) und die Registrierungsmöglichkeiten. Dieser Teil ist der operative Kern: EPR-Registrierungen und Jahresmeldungen sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Produktdaten, und diese Daten befinden sich beim Hersteller. Hier finden Sie die vollständige Anforderungsliste, die Etikettierungsentscheidungen, die bereits in der Gestaltungsphase getroffen werden müssen, und die häufigsten Fehlerquellen bei Ihrer ersten Jahresmeldung – wenn deren Behebung am kostspieligsten ist.

Referenzdokumente: Die zugrunde liegenden Rechtstexte und nationalen Register sind in der Quellenliste oben zusammengefasst. Teil 1. Für nähere Angaben zur Kennzeichnung siehe Anhang IX der WEEE-Richtlinie (durchgestrichene Mülltonne auf Rädern) und Verordnung (EU) 2023/1542 (Batteriekennzeichnung und Dokumentation).

Warum das Gespräch über Daten in die Beschaffungsphase gehört

Jede EPR-Erklärung, die Sie jemals einreichen werden, lässt sich auf dieselben grundlegenden Fakten reduzieren: Wie viel wog jede Einheit, welche Batterie war verbaut und welche Verpackung gab es? Diese Informationen stammen nicht aus Ihrem Büro, sondern aus der Produktion – aus der Stückliste, den Testunterlagen des Batterielieferanten und den Verpackungsspezifikationen. Ein Importeur, der diese Daten erst nach dem Versand des ersten Containers anfordert, muss sie rekonstruieren; ein Importeur, der sie in den Kaufvertrag aufnimmt, erhält sie als Standarddokumentation. Der Unterschied zeigt sich zwölf Monate später: Eine Erklärung wird an einem Nachmittag eingereicht, während im Vergleich dazu eine Woche lang Kartons im Lager gewogen werden.

Die untenstehende Checkliste ist bewusst nach Artikelnummern (SKUs) aufgeschlüsselt. Nationale Meldestellen erwarten zunehmend nach Kategorie und Gerätetyp aufgeschlüsselte Angaben. Wie in Teil 1 erläutert, können zwei- und dreirädrige Modelle sogar unterschiedlichen Anwendungsbereichen der WEEE-Richtlinie unterliegen. Aggregierte Versanddaten lassen sich später nicht mehr trennen; Daten pro Artikelnummer (SKU) können hingegen jederzeit aggregiert werden.

Die siebenteilige Anforderungsliste

1. Verpackungsspezifikation pro Artikelnummer, nach Material und Gewicht

Eine Tabelle pro Modell: Karton, Kunststofffolie, Schaumstoff, Umreifungsband, Klammern und Befestigungsmaterial sowie der Palettenanteil pro Einheit – jeweils in Gramm. Dieses Dokument ist die Grundlage Ihrer Verpackungsdeklarationen in allen Ländern und beeinflusst im Zuge der PPWR-Verordnung zunehmend auch Ihre Gebühren, da die Gebühren nach der Recyclingfähigkeit der Materialien gewichtet werden. Fordern Sie es bei jeder Verpackungsänderung an, nicht nur einmal: Eine Karton-Neugestaltung mitten im Jahr ändert stillschweigend Ihre Deklarationsgrundlage. Wenn die Verpackung bedruckte Farben, Metallklammern oder farbige Folien verwendet, fordern Sie zusätzlich die Konformitätserklärungen der Materiallieferanten zu den in der PPWR festgelegten Schwermetallgrenzwerten an – eine hinterlegte Erklärung erspart Ihnen die erneute Nachfrage bei jeder Überprüfung der technischen Dokumentation – und eine kurze Bestätigung, dass die Verpackung nicht für den Lebensmittelkontakt bestimmt ist. Dadurch entfällt Ihre Dokumentation eindeutig von den Anforderungen der PPWR für Lebensmittelkontakt.

2. Batteriedatenblatt mit UN 38.3-Testzusammenfassung

Chemische Zusammensetzung, Nennspannung und -kapazität, Wattstunden, Gewicht des Akkupacks sowie die Zusammenfassung des UN-38.3-Tests, die von Spediteuren und Behörden angefordert werden können. Das Gewicht des Akkupacks dient als Grundlage für die Batteriedeklaration; die elektrischen Daten werden für die Kennzeichnung und ab 2027 für die Batteriedokumentation verwendet. Fordern Sie das Sicherheitsdatenblatt (SDB/MSDS) im selben Paket an – Logistik und Versicherung benötigen es auch dann, wenn es im Register nicht aufgeführt ist.

3. Gewichte pro Einheit – mit und ohne Batterie

Die WEEE-Deklarationen basieren auf dem Gewicht und beziehen sich in der Regel auf das Gerät; die Batteriedeklarationen beziehen sich auf den Akku. Sie benötigen beide Angaben separat, pro Modell und pro Variante, da eine 48V/15Ah- und eine 48V/20Ah-Version desselben Fahrrads unterschiedliche Deklarationszeilen haben.

4. Konformitätserklärung für Verpackungen (Anhang VIII der PPWR)

Die PPWR führt eine eigene Konformitätserklärung für Verpackungen ein, die gemäß Anhang VIII erstellt wird. Dieses Dokument unterscheidet sich von der CE-Konformitätserklärung des Fahrzeugs gemäß der Maschinenrichtlinie und behandelt einen anderen Aspekt: die Konformität der Verpackung mit den Anforderungen der PPWR hinsichtlich Design, Material und Recyclingfähigkeit, nicht das Fahrrad selbst. Konformitätsprogramme und technische Dokumentationen erwarten diese Erklärung als separates Dokument pro Verpackungsspezifikation in den für Ihre Registrierungen erforderlichen Sprachen. Fordern Sie sie mindestens in Englisch und Deutsch an, wenn Deutschland und Österreich Zielmärkte sind. Bewahren Sie die Erklärung getrennt von der CE-Konformitätserklärung des Fahrzeugs auf; beide Dokumente richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und werden von verschiedenen Prüfern angefordert.

5. Nachweis der Kennzeichnung – geklärt in der Phase der Gestaltung.

Drei Kennzeichnungen müssen vor dem Versand der Ware vorhanden sein: die durchgestrichene Mülltonne auf dem Produkt (WEEE Anhang IX), die gemäß Batterieverordnung vorgeschriebene Batteriekennzeichnung und – für Frankreich – das Triman-Logo mit Sortierinformationen auf der Verbraucherverpackung. Alle drei Kennzeichnungen lassen sich problemlos beim Druck und der Formgebung im Werk anbringen und sind nachträglich nur schwer an bereits eingetroffenen Waren anzubringen. Bitten Sie um Fotos der angebrachten Kennzeichnungen als Teil der Versanddokumentation.

6. Entnehmbare Batterie und Servicedokumentation

Die Batterieverordnung fördert austauschbare Batterien, und nationale Programme fordern von Herstellern zunehmend Informationen zur Demontage von Altbatterien. Ein kurzes Werksdokument, das die Demontage des Akkus inklusive der benötigten Werkzeuge beschreibt, unterstützt sowohl Ihre Registrierungsfragebögen als auch die Servicepraxis Ihrer Händler.

7. Abstimmung von HS-Codes und Zollbeschreibungen

Auch kein EPR-Dokument, aber es gehört trotzdem dazu: Die Behörden gleichen die Zollimportdaten mit den EPR-Anmeldungen ab, und eine Diskrepanz zwischen den Angaben in Ihren Zollanmeldungen über die Einfuhren und den Angaben in Ihren EPR-Anmeldungen über die Verkäufe ist genau die Art von Unstimmigkeit, die Fragen auslöst.

Was United Mobility bietet

Als Hersteller liefert United Mobility zusammen mit den Produktionsaufträgen ein Dokumentationspaket. Für die Verpackung umfasst dieses: eine modellspezifische Liste der Verpackungskomponenten mit Material- und Gewichtsangaben, die Bestätigung, dass die Verpackung nicht für den Kontakt mit Lebensmitteln bestimmt ist, gegebenenfalls Konformitätsdokumente des Lieferanten hinsichtlich Stoffbeschränkungen sowie eine Konformitätserklärung gemäß PPWR Anhang VIII in englischer und deutscher Sprache. Diese Dokumentation ergänzt die CE-Konformitätserklärung des Fahrzeugs gemäß der Maschinenrichtlinie, ist aber davon unabhängig. Die CE-Konformitätserklärung bezieht sich auf das Fahrzeug selbst, nicht auf die Verpackung. Die Batteriedokumentation – Datenblätter mit UN 38.3-Prüfberichten und EN 50604-1-Batteriezertifizierung – sowie die Gewichtsangaben stammen aus denselben Produktionsunterlagen. Die Kennzeichnung von Produkt und Verpackung wird im Rahmen des OEM/ODM-Prozesses bereits in der Designphase abgestimmt. Da die Daten aus der Produktionsstückliste und den tatsächlichen Verpackungsspezifikationen und nicht aus nachträglichen Schätzungen stammen, basieren Ihre Registrierungen und Deklarationen auf Herstellerdaten – dem Standard, den Ihr Konformitätssystem und zunehmend auch Ihr Markt erwarten.

Sie beziehen Ihre Waren von mehr als einer Fabrik? Verlangen Sie von jedem Lieferanten die gleiche Liste.

Ihre EPR-Erklärungen umfassen alle Produkte Ihres Unternehmens – die Produkte aller Lieferanten – in einem Bericht unter Ihrer Herstellernummer. Daraus ergibt sich eine wichtige Konsequenz: Ihre Compliance ist nur so gut wie die Dokumentation Ihres am wenigsten lückenhaft dokumentierten Lieferanten. Wenn ein Werk die Materialgewichte pro Artikelnummer (SKU) angibt und ein anderes diese Angaben ignoriert, beschränkt sich die Diskrepanz nicht auf die Produkte dieses einen Lieferanten; sie untergräbt die Genauigkeit der gesamten Erklärung und damit Ihre Reputation im Rahmen des Systems. Bevor Sie einen neuen Hersteller in Ihre Lieferantenliste aufnehmen, sollten Sie die oben genannte Liste mit sieben Punkten im Gespräch mit dem Lieferanten ansprechen und dessen Antwort als Diagnose betrachten. Ein Werk, das seine Verpackungsgewichte nicht selbst ermitteln kann, sagt etwas über seine allgemeine Dokumentationsdisziplin aus – und Sie werden schließlich Zahlen, die auf dieser Disziplin basieren, unter dem Namen Ihres Unternehmens zertifizieren.

Fünf Fehlermodi, denen vorgebeugt werden sollte

Verkauf vor der Registrierung. 

Der häufigste und teuerste Fehler. In Deutschland ist das Anbieten nicht registrierter Produkte gänzlich verboten; andernorts führt eine verspätete Registrierung zur Nachzahlung der Gebühren für alle bereits verkauften Produkte. Registrierungen gehören zu den kritischen Phasen der Produkteinführung und sollten mit realistischen Vorlaufzeiten versehen werden – die Genehmigung mancher Registrierungen kann Wochen dauern.

Der blinde Fleck bei der Ersatzteilversorgung. 

Ersatzakkus, Ladegeräte und elektronisches Zubehör, die separat verkauft werden, stellen eigenständige Marktsegmente dar – der Ersatzakku zählt zum Produktsegment, das Ladegerät zum Produktsegment für elektronische Geräte, und jedes Produkt wird einzeln verpackt geliefert. Marken, die ihre Fahrräder akribisch beschreiben und dabei das Zubehör vernachlässigen, entdecken diese Lücke erst bei der Überprüfung.

Haushaltsklassifizierung versus Berufsklassifizierung. 

Verschiedene nationale Systeme unterscheiden zwischen Geräten für den privaten und den gewerblichen Gebrauch und legen unterschiedliche Gebührenstrukturen und Rücknahmepflichten fest. Ein Lastenrad, das an Flottenbetreiber verkauft wird, kann anders eingestuft werden als dasselbe Rad, das über Händler an Privatkunden verkauft wird. Die Einstufung pro Vertriebskanal sollte bei der Registrierung gemäß Ihrem Zulassungssystem und nicht rückwirkend erfolgen.

Abweichung der Deklarationsdaten. 

Produktüberarbeitungen verändern das Gewicht; Verpackungsänderungen verändern die Materialzusammensetzung; ein Wechsel des Batterielieferanten ändert die Dokumentation der chemischen Zusammensetzung. Jede dieser Änderungen sollte in Ihrem Stammdatensatz im selben Monat aktualisiert werden, in dem sie in die Produktion eintritt. Ein häufiges Fehlermuster ist die Verwendung der Zahlen des ersten Jahres für die Meldung des zweiten Jahres.

Verzögerung bei der Marktplatzverifizierung. 

Marktplätze überprüfen die EPR-Nummern anhand ihrer eigenen Registerdaten. Auch nach erfolgter Registrierung sollten Sie sicherstellen, dass Firmenname und Nummernformat exakt mit den Registereinträgen übereinstimmen – Fehler bei der Überprüfung aufgrund von Formatierungsproblemen sind häufig, und die Streichung von Einträgen in den jeweiligen Wochen führt zu Umsatzeinbußen, unabhängig davon, wessen System den Fehler verursacht hat.

Eine funktionierende Schlusssequenz

Nehmen Sie die Datenanforderung in den Kaufvertrag auf. Registrieren Sie Ihre ersten Märkte vor dem Versand der Ware anhand von Herstellerdaten statt Schätzungen. Korrigieren Sie die Etikettierung bei Freigabe der Druckvorlage. Erstellen Sie eine Master-Datendatei pro Artikelnummer und weisen Sie ihr einen Verantwortlichen zu. Bei Expansionen – neue Märkte, neue Modelle, neue Lieferanten – wiederholen Sie diesen Vorgang, anstatt anzunehmen, die bestehende Struktur sei ausreichend. Die erweiterte Herstellerverantwortung (EPR) belohnt genau die Disziplin, die eine gute Beschaffung ohnehin erfordert: die genaue Kenntnis der in Verkehr gebrachten Produkte bis aufs Gramm. Wie diese Verpflichtungen in den breiteren Kontext des europäischen Markteintritts eingebettet sind, erfahren Sie im [Link einfügen]. Leitfaden zur EU-Konformität von Lastenrädern.

Häufig gestellte Fragen

Kann mein Hersteller die EPR-Registrierung in meinem Namen vornehmen?

Nein – die Registrierung ist an die rechtliche Identität des Unternehmens gebunden, das die Produkte auf dem nationalen Markt in Verkehr bringt, also des Importeurs oder Markeninhabers. Der Hersteller liefert die Produkt-, Batterie- und Verpackungsdaten, auf denen Registrierungen und Deklarationen basieren, sowie die korrekte Kennzeichnung, die in der Produktion verwendet wird. Was ist, wenn ich bereits verkauft habe, bevor ich diese Daten angefordert habe?

Was ist, wenn ich bereits verkauft habe, bevor ich diese Daten angefordert habe?

Rekonstruieren Sie pragmatisch: Fordern Sie aktuelle Produktionsdaten vom Hersteller an, wiegen Sie zurückbehaltene Muster und Verpackungen auf etwaige Änderungen und korrigieren Sie die Registrierungen umgehend. Systeme reagieren in der Regel deutlich besser auf proaktive Korrekturen als auf nachträglich entdeckte Lücken. Benötige ich diese Daten für reine B2B-Verkäufe?

Benötige ich diese Daten nur für B2B-Verkäufe?

Ja. Die erweiterte Herstellerverantwortung (EPR) gilt für das Inverkehrbringen von Produkten unabhängig vom Kundentyp, und B2B-Kanäle werfen eigene Klassifizierungsfragen auf – professionelle versus Haushaltsgeräte, gewerbliche versus Haushaltsverpackungen –, die durch denselben Datensatz beantwortet werden. Wie oft sollten die Daten aktualisiert werden?

Wie oft sollten die Daten aktualisiert werden?

Bei jeder Produktionsänderung, die Gewicht, Material, Batterie oder Verpackung verändert – und mindestens einmal jährlich vor der Einreichung der Meldungen –, sollte die Aktualisierung an Ihren Produktionsprozess und nicht an den Meldetermin gekoppelt sein.

Erstellen Sie Ihre Lieferantenanforderungsliste? 

United Mobility orientiert sich bei der Erstellung seiner Bestelldokumentation an der obigen Checkliste. Wenn Sie Hersteller für den europäischen Markt evaluieren, Senden Sie uns Ihre Datenanforderungen — Die Reaktionszeit sagt Ihnen genauso viel aus wie die Antwort selbst.